Automatisation process données d’une agence de voyage

Optimiser la gestion des données
Dans une agence de voyage, les processus peuvent être récurrents mais également répétitifs, des réservations et des fournisseurs peuvent rapidement devenir chronopage. L’automatisation des processus permet de centraliser toutes ces informations et de réduire le temps passé sur les tâches répétitives, offrant ainsi une vision claire et organisée de l’activité.

Mise en place

Notre cliente nous a ainsi décrit les tâches identifiées comme répétitives et a fait appel à nos services pour déployer une solution.

Cela passe donc par une supervision des tâches, afin de confirmer si elles sont automatisables, et si cette automatisation doit se faire avec ou sans IA.

Dans notre cas, comme il s’agissait de tâches répétitives et prédictives, nous avons proposer à notre cliente une solution de combinaison de workflow, avec une intégration d’IA pour réaliser des parties précises du process, comme l’extraction des prix dans des documents.

Nous avons fait le choix de ne pas utiliser d’agent, en s’appuyant sur des workflow d’automatisations, en phase avec l’aspect prédictif des tâches concernées.

Solution

Premier workflow :

Réinitialisation et nettoyage des fichiers

Impact et Résultats Clés

• Réduction du temps de traitement : Le workflow a éliminé l’intervention manuelle pour la création de rapports agrégés et l’archivage.
• Fiabilité des données : L’utilisation d’un Array Aggregator garantit que toutes les données sources sont correctement consolidées avant la création du nouveau rapport.
• Maintenance automatisée : L’intégration d’un module Tools (Sleep) avant la suppression assure le respect des limites d’API et une exécution stable du processus de nettoyage.

Second workflow :

Distribution des données dans les sous fichiers de classement à partir d’un Google Sheet contenant une base scrappée

Impact et Résultats Clés

• Traitement par lots optimisé (Bulk Processing) : Le workflow se termine par une insertion de lignes en mode “Bulk” (Bulk Add Rows), ce qui maximise les performances de l’API et réduit le nombre d’opérations.
• Granularité et flexibilité : L’utilisation de l’Iterator permet d’appliquer des opérations ou des vérifications sur chaque ligne de données individuellement après l’agrégation initiale, offrant une flexibilité maximale dans la transformation des données.
• Gestion d’état intermédiaire : Le module Tools (Set Variable) permet de stocker des valeurs ou des états intermédiaires critiques avant l’itération, assurant la cohérence des données tout au long du processus.

Troisième workflow :

Traitement des fichiers de classement, et générations de brouillons clés en main, prêt à être relus et envoyés. Utilisation d’aggregateurs pour distinguer les agences des clients, afin de générer des onglets et des brouillons selon des listes, ainsi qu’un unique onglet et brouillon pour le responsable d’une entité.

Impact et Résultats Clés

• Automatisation de la communication : L’intégration de Gmail permet l’envoi d’e-mails complexes et structurés (Create a draft, Send an email) directement depuis le flux de données.
• Double boucle de traitement : Le scénario gère deux cycles de communication/traitement distincts, permettant de notifier différentes parties prenantes ou d’effectuer un suivi.
• Conservation de la trace (Audit Trail) : La séquence d’ajout de lignes garantit que l’état d’avancement et le résultat des communications sont systématiquement enregistrés dans la feuille de calcul.

Création pour le client de son espace Google Console clé en main avec création et identifiants et installation des APIs.

Quatrième workflow : Synchronisations des modifications automatiquement entre les différents fichiers, et extraction des données financières des PDF avec OpenAI

Impact et Résultats Clés

• Intégration de l’IA Générative : Le flux utilise le module OpenAI (ChatGPT) pour générer ou analyser du contenu de manière personnalisée sur les deux chemins, ajoutant une capacité d’analyse et de création inédite.
• Traitement de documents complet : Le processus gère la transformation de données textuelles (Text parser), l’enregistrement et la sécurisation des fichiers (Google Drive), et la création de documents finaux (Google Docs), garantissant un livrable structuré.
• Double logique d’exécution : L’utilisation d’un Iterateur suivi d’un Routeur permet de traiter chaque ligne de données individuellement, puis de la diriger vers la bonne chaîne de traitement (ex: Analyser vs. Rédiger) en fonction d’une valeur de classification.