Agent IA complet de qualification et de génération de devis PDF

Pour le client MagnoliaForEvents, acteur réputé de l’évènementiel qui propose des organisations complètes de grands évènements pour des milliers de clients avec plus de 800 témoignages.

MagnoliaForEvents gère de nombreux process, en organisant de bout en bout les évènements, du premier contact à la finalisation de l’organisation.

Cela inclut donc la présentation des options, la création de devis, l’accompagnement, la facturation…

L’entreprise faisait face à un problème majeur, auquel font face de nombreux autre concurrents : être en mesure de renseigner les clients à tout moment, même les week-ends, nuits, et jours fériés, avec au moins un premier devis.

Avec notre automatisation IA, MagnoliaForEvents est désormais en mesure de délivrer une première estimation en 3 minutes chrono après chaque mail reçu faisant allusion de près ou de loin à un devis ou une demande. L’agent qualifie le mail, génère un devis correspondant à la demande en se basant sur le catalogue, et renvoie au client son devis au format PDF, même un dimanche à 4h du matin.

Qualification

Chez MagnoliaForEvent, chaque e-mail reçu est automatiquement analysé pour savoir s’il contient une demande de devis. Pour cela, nous utilisons un agent intelligent qui lit le message et identifie ce que la personne recherche réellement.

L’outil vérifie si l’expéditeur demande un lieu, un service traiteur, ou des prestations supplémentaires comme un DJ, un photographe, un magicien ou de la décoration. Il repère aussi les messages qui ne contiennent pas de demande de devis, comme les simples questions générales ou les remerciements.

Pour classer chaque e-mail, l’agent suit un ordre de priorité très clair :

1. Demande de lieu : si la personne mentionne explicitement un espace (loft, péniche, château, salle…), c’est toujours la priorité numéro 1.
2. Service traiteur : si aucun lieu n’est cité mais que le message parle de repas, buffet, cocktail ou restauration.
3. Prestations : si la demande concerne uniquement des services complémentaires (DJ, photobooth, animation, etc.).
4. Pas de devis : si le message ne demande aucun service.

Même si la personne ne parle pas de prix ou de “devis”, toute demande liée à un service est automatiquement considérée comme une demande de devis.

Grâce à ce système, chaque e-mail est classé en un seul mot : DevisLieu, DevisTraiteur, DevisPrestations ou PasDeDevis. Cela permet à MagnoliaForEvent de traiter rapidement chaque demande et d’y répondre de manière parfaitement adaptée.

Génération

Avec la puissance de Gemini, un second agent prend le relai et va structuer les données exactes d’un devis basé sur le catalogue MagnoliaForEvents.

Mise en forme

Enfin, plusieurs modules successifs nous permettent de générer un devis complet, mis en forme selon le template initial de l’entreprise.
Le devis est envoyé par mail, et les données sont intégrées dans le CRM de MagnoliaForEvents avec un tag spécial indiquant aux commerciaux qu’une première estimation à été proposée par l’agent, les commerciaux se chargent ensuite d’affiner le devis et d’échanger directement avec le client.

Résultats

Voici un exemple de résultat obtenu suite à l’une de mes demandes de devis :

Mail reçu :

Pièce jointe

Les clients peuvent donc avoir une réponse à leur demande de devis 24/24, 7j/7 avec cette solution.